Registro de jornada: guía para cumplir con la normativa

El 12 de mayo de 2019 entró en vigor la obligación para las empresas de llevar un registro de jornada. Desde la publicación del Real Decreto – Ley 8/2019, de 8 de marzo hemos recibido diversas consultas. Por esta razón, en este post vamos a aclarar la aplicación práctica de este deber formal empresarial.

La obligación de registrar las horas realizadas por los trabajadores tiene una doble finalidad:

  1. Crear un marco de seguridad jurídica en las relaciones empresario – trabajador.
  2. Posibilitar el control por la Inspección de Trabajo y Seguridad Social:

 

  •   Facilitar el conocimiento de la jornada real, evitando la exigencia de jornadas superiores a la legal o convencionalmente establecida.
  •   Asegurar su compensación en forma de salarios o descansos.

 

¿Qué debe contener el registro de jornada?

El registro de jornada deberá contener el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada trabajador.

Se aconseja llevar un control sobre todo aquello que forme parte de la misma, como lo relativo a pausas diarias obligatorias o voluntarias, para evitar presumir que todo el tiempo desde el inicio hasta la finalización de la jornada registrada constituye tiempo de trabajo efectivo. Por tanto, se deberá llevar un control de almuerzos y comidas.

¿Cómo computa la jornada de trabajadores desplazados fuera del centro habitual de trabajo?

Imagine que tiene empleados que deben viajar circunstancialmente algún día de la semana (con o sin pernocta), ¿cómo se registra la jornada de estos trabajadores?

La solución es sencilla: las horas que el trabajador se encuentra bajo la esfera organizativa del empresario pero que no son horas de trabajo efectivo no se incluirán en el registro. No obstante, tales horas sí que se consideran tiempo de trabajo a efectos de accidente laboral.

Soporte papel o digital: ¿qué medio es válido para controlar el registro de jornada?

Es válido cualquier sistema o medio, ya sea en papel o telemático. La única condición que deberá cumplir el soporte donde se registre el horario es que permita cumplir con el objetivo legal. Es decir, que el registro proporcione información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori. 

La norma no establece un modelo específico para el registro, sólo se exige que se indique diariamente el inicio y finalización de la jornada. Para regular el resto de elementos que configuran el medio de registro de jornada podrá acordarse mediante:

  1. Negociación colectiva.
  2. Acuerdo de empresa.
  3. Decisión del empresario, previa consulta a los representantes legales de los trabajadores.
  4. A falta de representación legal de trabajadores, la decisión del empresario deberá garantizar el cumplimiento de la norma.

En cualquier caso, el sistema de registro deberá respetar los derechos de protección de datos y garantía de los derechos digitales. 

¿Las empresas pueden establecer sus propios sistemas de registro de jornada?

La negociación colectiva o acuerdos de empresa son los encargados de la organización y documentación del registro horario. En su defecto, representantes legales o el empresario.

Siempre que la empresa garantice la finalidad del registro de jornada que hemos visto más arriba, podrá establecer su propio sistema de registro manual, digital, tornos, etc o la forma específica de cumplimentarlo atendiendo también a las particularidades de cada empresa, sector y ocupación profesional.

¿A quién afecta la regulación del registro horario?

Una de las consultas más habituales es: ¿afecta a todas las empresas y trabajadores la norma en materia de registro de jornada laboral?

El registro horario afecta a la totalidad de trabajadores al margen de su categoría o grupo profesional en cualquier sector de actividad. Y también afecta a todas las empresas con independencia de su tamaño u organización de trabajo.

Ahora bien, existen algunas peculiaridades o excepciones:

  • Relaciones laborales con carácter especial.
  • Trabajadores que tengan un régimen específico o particular en materia de registro.
  • Socios cooperativas o autónomos.
  • Trabajo a distancia o teletrabajo.

A) Relaciones laborales con carácter especial: 

En este caso habrá que estar a lo establecido en su normativa específica.

  • Personal de alta dirección:

El personal de alta dirección, por ejemplo, se encuentra dentro de las llamadas relaciones laborales con carácter especial. Al personal de alta dirección no le es aplicable la norma sobre el registro de jornada regulado en el Real Decreto – Ley 8/2019, de 8 de marzo.

  • Mandos intermedios, cargos de confianza o con ejercicio de especiales responsabilidades:

Aquí encontramos dos claros supuestos:

  1. Trabajadores que tengan pactado un régimen de libre disponibilidad del tiempo de trabajo.
  2. Trabajadores que tengan plena disponibilidad horaria para el cabal cumplimiento de su actividad profesional.

En estos casos, con carácter general su jornada diaria deberá ser objeto de registro. Sin perjuicio de la acreditación de su tiempo de trabajo mediante el pacto de disponibilidad horaria, interpretándose que la retribución ya compensa esa mayor exigencia de tiempo de trabajo.

 

B) Trabajadores con régimen específico o particular en materia de registro: 

  • Empleados a tiempo parcial:

Ya existe obligación legal de registro para los empleados con contrato a tiempo parcial (art. 12.4.c) ET)

  • Trabajadores móviles, de la marina mercante o transporte ferroviario:

Estos trabajadores ya cuentan con registros específicos (Real Decreto 1561/1995, de 21 de septiembre).

 

C) Socios de cooperativas y trabajadores autónomos:

No existe obligación de registro horario para los socios de cooperativas y autónomos.

En general, para cualquier relación de trabajo que esté excluida del ámbito de aplicación del ET, no se exigirá llevar el registro de jornada.

 

D) Trabajo a distancia o teletrabajo:

Este es el caso de trabajo a distancia o trabajadores que desarrollan su actividad desde casa con horarios flexibles, siempre dentro de los límites legales y convencionales.

Habitualmente, cabe que la jornada diaria de trabajo sea variable y pueda darse que se compensen jornadas superiores con otras inferiores. Cuando el modo de organización se basa en este tipo de fórmulas flexibles de tiempo y distribución irregular, el registro diario de jornada exigible deberá ponderarse y globalizarse a efectos de control y contabilización del tiempo.

El modo de realizar el registro podrá acordarse mediante negociación colectiva o el acuerdo de empresa. Y, en su defecto, si el empresario da por buena la firma del trabajador en hojas o instrumentos de autogestión del tiempo, serán igualmente válidos para cumplir con la obligación formal. Todo ello sin perjuicio de la capacidad de control y poder de dirección de la empresa para asegurar la veracidad de la declaración unilateral del empleado.

 

Caso de E.T.T y subcontratas: ¿Quién tiene la obligación de registro de jornada?

  • Empresas de trabajo temporal:

El artículo 15.1 de la Ley 14/1994, de 1 de junio, por la que se regulan las empresas de trabajo temporal dice que:

Cuando los trabajadores desarrollen tareas en el ámbito de la empresa usuaria, de acuerdo con lo previsto en esta norma, las facultades de dirección y control de la actividad laboral serán ejercidas por aquélla durante el tiempo de prestación de servicios en su ámbito.

Por tanto, es la empresa usuaria la obligada a cumplir con la obligación de registro de los trabajadores puestos a su disposición.

Y deberá conservar los registros durante 4 años.

 

  • Subcontratas (art. 42 ET)

Como el control de la actividad permanece en la empresa contratista o subcontratista, verdadera empleadora, ésta será la responsable del registro de jornada.

 

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